POLITEKNIK MUKAH, SARAWAK
PMU-PE-PPP-06
PROSES PENGURUSAN PEPERIKSAAN
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
JAWATAN
KETUA UNIT
PEPERIKSAAN
TIMBALAN PENGARAH
(AKADEMIK)
TARIKH
13 FEBRUARI 2024 13 FEBRUARI 2024
REKOD PINDAAN
No. Dokumen
PMU-PE-PPP-06
Tajuk Dokumen
Proses Pengurusan Peperiksaan
Bil.
Keluaran
No.
Pindaan
Keterangan Pindaan
Tarikh
Kuatkuasa
1.
01
02
Meringkaskan objektif PMU-PE-PPP-06
13.02.2024
2.
01
02
Lokasi penyimpanan ditukar dari Unit Peperiksaan
ke Bilik Kebal.
13.02.2024
3.
01
02
Memurnikan carta alir bagi:
- Proses Kerja: Peperiksaan Akhir Semester
- Proses Kerja: Penyediaan Jadual Waktu
Peperiksaan Akhir
- Proses Kerja: Pemprosesan Keputusan
Peperiksaan
13.02.2024
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 3 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
1.0
OBJEKTIF
Menguruskan pelaksanaan peperiksaan dan pengurusan pensijilan berdasarkan takwim aktiviti
pentaksiran tahun semasa.
2.0
SKOP
Prosedur ini digunapakai bagi tujuan penyediaan kertas peperiksaan, penyediaan jadual waktu
peperiksaan, pelaksanaan penilaian, pemprosesan keputusan peperiksaan dan pengurusan
persijilan.
3.0
RUJUKAN
3.1
Manual EOMS : Rujuk Klausa Berkaitan
3.2
Standard ISO 21001: 2018
3.3
PMU-PE-PPP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar
3.4
PMU-PE-PPP-04 Proses Pembelajaran dan Pengajaran
3.5
PMU-PE-PPP-05 Perancangan dan Pelaksanaan Latihan Industri
3.6
Garis Panduan Pengurusan Bank Item dan Peraturan Pemarkahan
Politeknik
3.7
Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian Jabatan Pendidikan
Politeknik Dan Kolej Komuniti KPT
3.8
Takwim Aktiviti Peperiksaan
3.9
Akta Rahsia Rasmi 1995
3.10
Garis Panduan Pindahan Kredit Dan Pengecualian Kredit (CTCE)
4.0
DEFINISI
Ppep
Pegawai Peperiksaan adalah pegawai yang dilantik oleh Bahagian Khidmat
Pengurusan (BKP) atau Politeknik Mukah (PMU) bagi melaksanakan semua
urusan dan aktiviti peperiksaan di Politeknik.
PPJ
Penyelaras Peperiksaan Jabatan yang terdiri dari pensyarah-pensyarah
yang dilantik oleh Ketua Jabatan bagi menyelaras urusan peperiksaan
jabatan.
Pensyarah
Kursus
Pensyarah yang mengajar sesuatu Kursus.
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 4 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
Politeknik
Penyelaras
Politeknik yang dipertanggungjawabkan dengan pengurusan dan
penyelenggaraan Bank Soalan bagi kursus yang ditentukan.
Kursus
Merujuk kepada matapelajaran yang terlibat dalam penyediaan soalan.
Bilik Kebal /
Kabinet
berkunci
Tempat yang selamat untuk menyimpan bank soalan serta skema
pemarkahan, salinan asal kertas peperiksaan akhir dan lain-lain yang
berkaitan di Unit Peperiksaan.
Bilik Cetak
Terkawal
Tempat yang dikawal untuk mencetak kertas soalan peperiksaan dan
dokumen sokongan peperiksaan yang berkaitan.
Peperiksaan
Akhir
Semester
Suatu peperiksaan formal yang diadakan pada setiap akhir semester.
Penggubal
Pensyarah kursus yang dilantik oleh Pengarah Politeknik untuk menggubal
Item dan Peraturan Pemarkahan.
Penilaian Khas
Penilaian bagi kursus-kursus tertentu yang diadakan untuk pelajar yang akan
menjalani kursus Latihan Industri pada semester akhir yang memenuhi
syarat-syarat yang ditetapkan
Mesyuarat
Penyelarasan
Peperiksaan
Mesyuarat yang dihadiri oleh Ketua-ketua Jabatan Politeknik KPT yang
membincangkan hal-hal yang berkaitan dengan peperiksaan.
Mengulang
Kursus (Carry)
Keadaan apabila seseorang pelajar dikehendaki mengambil semula kursus
yang gagal.
Jadual Waktu
Peperiksaan
Jadual peperiksaan yang menunjukkan tarikh, tempat, masa dan kursus.
Ketua
Pengawas
Peperiksaan
Seorang pegawai yang dilantik oleh Pegawai Peperiksaan bagi mengetuai
perjalanan sesuatu peperiksaan.
Pegawas
Peperiksaan
Pegawai yang dipertanggungjawab untuk mengawasi perjalanan
peperiksaan.
Fail Kehadiran
Peperiksaan
Akhir Semester
Fail yang mengandungi senarai nama pelajar, penyata kedatangan, tatatertib
peperiksaan dan borang laporan kes meniru.
Buku Keluar /
Masuk
Kertas Soalan /
Jawapan
Buku yang mengandungi jadual waktu peperiksaan serta ruangan untuk
ditandatangani oleh Ketua Pengawas dan Pemeriksa Kertas apabila
mengambil dan mengembalikan kertas soalan dan kertas / skrip jawapan
pelajar.
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 5 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
Pemeriksa
Kertas
Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk menyemak / memeriksa
dan memberi markah kepada skrip jawapan pelajar.
Fail Markah
Fail yang mengandungi senarai nama dan markah penilaian pelajar.
Lembaran
Markah
Merupakan satu senarai penuh keputusan peperiksaan pelajar.
Slip Keputusan
Peperiksaan
Maklumat keputusan peperiksaan setiap pelajar yang mengandungi gred dan
nilai mata yang diperolehi.
Markah
Penilaian
Kerja Kursus
Jumlah markah yang dikumpul dari item penilaian seperti yang disarankan
dalam sukatan kursus bagi setiap semester sebelum peperiksaan akhir.
Jawatankuasa
Peperiksaan
Politeknik
Jawatankuasa di politeknik dipengerusikan oleh Pengarah Politeknik dan
dianggotai oleh Ketua Jabatan, Pegawai Peperiksaan dan Pegawai yang
dilantik oleh Pengarah Politeknik yang bertanggungjawab terhadap kelicinan
perjalanan peperiksaan dan membuat keputusan peperiksaan.
Pelajar yang
lulus
Pelajar yang layak meneruskan pengajian ke semester berikutnya.
PHEP(PD)
Pegawai Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar (Pengambilan dan Data)
adalah Pegawai yang dilantik oleh Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP)
untuk menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan pendaftaran pelajar ke
Politeknik masing-masing.
Penilaian Akhir
Semester
Keseluruhan penilaian dalam satu-satu semester setelah mengambilkira
semua bentuk penilaian iaitu Penilaian Kerja Kursus dan Peperiksaan Akhir
untuk semester tersebut.
Penilaian Kerja
Kursus
Penilaian yang dibuat secara berterusan dalam satu-satu semester bagi
sesuatu kursus seperti yang disarankan dalam sukatan kursus tersebut.
Sijil
Konvokesyen
Merupakan sijil yang dianugerahkan kepada graduan.
Buku Daftar
Sijil
Buku yang mengandungi senarai graduan yang memohon sijil yang
dikeluarkan.
Semester Akhir
Sesi pengajian terakhir pelajar di Politeknik.
Borang Markah
Calon (BMC)
Borang yang mengandungi maklumat sesuatu kursus, markah penilaian
(kerja kursus dan/ atau peperiksaan akhir) yang disediakan oleh pensyarah
kursus.
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 6 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
5.0
PROSEDUR KERJA
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
5.1 Penyediaan Soalan Peperiksaan
8.1.2
Perancangan
dan kawalan
spesifik bagi
produk dan
perkhidmatan
pendidikan
8.3.4.4
Kawalan reka
bentuk
pentaksiran
sumatif
1. Rujuk Garis Panduan Pengurusan Bank Item dan
Peraturan Pemarkahan semasa
(Bahagian IV: Aktiviti-aktiviti Pelaksanaan)
5.2 Pelaksanaan Penilaian
i. Peperiksaan Akhir Semester
Ppep dan
PPJ
Ppep
Ppep
Ppep dan
PPJ
7.5.2 –
Mewujudkan
dan
mengemaskini
7.4 –
Komunikasi
7.1.3
Kemudahan
(facilities)
8.1.1 –
Perancangan
operasi dan
kawalan
8.5.1.1 –
Kawalan
2. Menyediakan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Semester (Rujuk
Bahagian C Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan) dan Jadual
Waktu Pengawas Peperiksaan.
3. Menerima maklumat pelajar yang tidak memenuhi syarat untuk
menduduki peperiksaan akhir semester / dimansuhkan penilaian
kerja kursus daripada Ketua Jabatan dan mengambil tindakan.
(Rujuk PMU-PE-PPP-04 Bahagian 5.2.5 Pemantauan
Ketidakhadiran Pelajar)
4. Memastikan bilik / dewan peperiksaan disusun selewat-lewatnya
TIGA (3) hari sebelum peperiksaan akhir semester bermula.
5. Memastikan keperluan peperiksaan akhir mencukupi SATU (1)
hari sebelum peperiksaan bermula.
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 7 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
Ketua
Pengawas
dan
Pengawas
Pemeriksa
skrip
jawapan
penyampaian
produksi dan
perkhidmatan
8.5.1.4
Pentaksiran
sumat
8.5.5 –
Penjagaan dan
ketelusan
terhadap data
pelajar
6. Melaksanakan pengawasan peperiksaan (Rujuk Arahan –
Arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian (Diploma) Politeknik
KPT yang sedang berkuatkuasa).
7. Memeriksa skrip jawapan sesuatu kursus
8. Memasukkan markah ke dalam SPMP selewat-lewatnya SATU
(1) minggu selepas tamat Sesi Pengajian
ii. Penilaian Khas
PPJ
Ppep
PHEP(PD)
Penasihat
Akademik
Pensyarah
Kursus
Penilaian
Khas
Pensyarah
Kursus
Penilaian
Khas
7.5.2 –
Mewujudkan
dan kemaskini
didokumentasik
an
7.4 –
Komunikasi
8.5.1.1 –
operasi dalam
keadaan
terkawal
8.5.1.4
Pentaksiran
sumat
8.5.5 –
Penjagaan dan
ketelusan
9. Menyenarai nama pelajar yang layak menduduki Penilaian Khas
yang telah diperakui oleh Jawatankuasa Peperiksaan ke dalam
Laporan Peperiksaan Jabatan
10. Memaklumkan kepada pelajar yang layak menduduki Penilaian
Khas
11. Melapor diri di Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar
(JHEPP)
12. Melapor diri di Jabatan Akademik
13. Melaksanakan Penilaian Khas yang telah ditetapkan dalam
tempoh EMPAT (4) minggu (Rujuk Arahan –Arahan
Peperiksaan dan Kaedah Penilaian (Diploma) Politeknik KPT,
Garis Panduan Pelaksanaan Penilaian Khas Politeknik KPT
yang sedang berkuatkuasa dan takwim pentaksiran).
14. Memasukan markah ke dalam SPMP dalam dalam tempoh
Pelaksanaan Penilaian Khas (Pada sesi PK di dalam module i-
Exam).
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 8 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
terhadap data
pelajar
5.3 Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Semester
Ppep
Ppep
PPJ
Ppep
Ppep
PPJ
PPJ
Ppep
7.4 –
Komunikasi
7.5.2 –
Mewujudkan
dan kemaskini
didokumentasik
an
7.5.3 Kawalan
maklumat
didokumentasik
an
8.1.1
Perancangan
operasi dan
kawalan
8.5.1.1 Kawalan
penyampaian
produksi dan
perkhidmatan
perkhidmatan
15. Menerima draf jadual waktu peperiksaan akhir semester yang
disediakan oleh BPN mengikut Takwim Aktiviti Peperiksaan.
16. Mengedarkan salinan draf jadual kepada PPJ.
17. Menyemak dan memaparkan draf jadual waktu peperiksaan di
jabatan masing-masing untuk semakan pelajar dan pensyarah.
18. Menerima jadual waktu peperiksaan akhir semester yang
muktamad dari BPN.
19. Mengedarkan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Semester yang
muktamad kepada PPJ.
20. Membina Jadual Pengawasan Peperiksaan Jabatan
berdasarkan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Semester yang
diedarkan oleh BPN
21. Menggunakan jadual waktu muktamat untuk membina Jadual
Waktu Peperiksaan Akhir Semester Jabatan.
22. Mencetak Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Semester
secukupnya untuk diedarkan kepada jabatan yang berkenaan
selewat-lewatnya SATU (1) minggu sebelum peperiksaan akhir
semester bermula.
5.4 Pemprosesan Keputusan Peperiksaan
PPJ
PPJ
7.4 –
Komunikasi
7.5.2 –
Mewujudkan
dan kemaskini
23. Menerima markah Penilaian Kerja Kursus (PKK) dan Borang
Markah Pelajar (BMP) daripada Pensyarah Kursus.
24. Memilih nama pelajar yang telah diproses keputusan oleh PPLI
pada menu Daftar Pelajar Balik LI di dalam module i-Exam
SPMP
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 9 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
PPJ
PPJ
KJ
PPJ
Ppep
Pengarah
KPro
PPJ
PPJ
Ppep
didokumentasik
an
7.5.3 Kawalan
maklumat
didokumentasik
an
8.5.1.1 –
Operasi Dalam
Keadaan
Terkawal
8.5.1.5
Pengiktirafan
terhadap
pembelajaran
yang hendaklah
ditaksirkan
8.6 Pelepasan
(release) produk
dan
perkhidmatan
25. Proses markah pelajar melalui Menu Proses di dalam module i-
Exam SPMP
26. Menyediakan Lembaran Markah untuk semakan Ketua Jabatan.
27. Menyemak dan menandatangani Lembaran Markah.
28. Membuat salinan Lembaran Markah secukupnya dan
menyerahkan kepada Pegawai Peperiksaan selewat-lewatnya
DUA (2) hari sebelum Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan.
29. Menguruskan persediaan untuk Mesyuarat Jawatankuasa
Peperiksaan Politeknik Mukah (PMU) selewat-lewatnya satu (1)
hari sebelum mesyuarat dilaksanakan.
30. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan PMU.
31. Menyediakan Analisis CLORR dan PLORR (Rujuk PMU-PE-
PPP-04)
32. Membuat pindaan dan mengemaskini keputusan peperiksaan
yang telah diputuskan dalam mesyuarat Jawatankuasa
Peperiksaan PMU (Sekiranya berkenaan).
33. Mencetak semula Lembaran Markah selepas pindaan
(Sekiranya berkenaan).
34. Mendapatkan tandatangan Pengerusi dan sekurang-kurangnya
dua (2) orang Ahli Jawatankuasa Peperiksaan PMU pada
lembaran markah yang telah diputuskan dalam mesyuarat.
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 10 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
PPJ
Ppep
Ppep
Ppep
Ppep
35. Memilih status kelayakan pelajar yang akan mengikuti Latihan
Industri di dalam SPMP setelah Mesyuarat Jawatankuasa
Peperiksaan selesai.
36. Menghantar maklumat keputusan peperiksaan semua pelajar
PMU kepada PHEP(PD) (Rujuk PMU-PE-PPP-03).
37. Mempamerkan keputusan peperiksaan pada tarikh yang
ditetapkan seperti Takwim Aktiviti Peperiksaan.
PELAJAR SEMESTER AKHIR
38. Menyediakan senarai graduan (menggunakan Format yang
diedarkan oleh BPN) untuk mendapat kelulusan Lembaga
Peperiksaan dan Penganugerahan Sijil / Diploma Politeknik.
39. Membuat pindaan dan mengemaskini keputusan peperiksaan
berpandukan keputusan Lembaga Peperiksaan dan
Penganugerahan Sijil / Diploma Politeknik KPT (Sekiranya
berkaitan).
5.5 Pengurusan Persijilan
Pengarah
PMU
Ppep
Ppep
7.4 –
Komunikasi
8.5.1.1 –
Operasi Dalam
Keadaan
Terkawal
8.4.2 Jenis dan
takat kawalan
8.4.3 Maklumat
penyedia luar
8.7 Kawalan
output
40. Menyerahkan salinan senarai graduan kepada PHEP(PD) dan
PPep selepas mendapat kelulusan Lembaga Peperiksaan dan
Penganugerahan Sijil / Diploma Politeknik.
41. Menerima senarai graduan yang perlu disediakan sijil.
Menyemak senarai graduan untuk memastikan butiran yang
betul.
PERCETAKAN SIJIL
42. Membuat tempahan untuk mencetak Sijil Konvokesyen
sekurang-kurangnya dua (2) bulan sebelum majlis
konvokesyen kepada syarikat percetakan yang dilantik.
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 11 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
Ppep
Ppep
Ppep
Ppep
Ppep
Ppep / Peg.
Rekod & Sijil
pendidikan yang
tidak akur
8.5.4
Pemeliharaan
10.1
Ketakakuran
dan tindakan
pembetulan
8.5.3 Harta milik
pihak yang
berkepentingan
SELEPAS PERCETAKAN SIJIL
43. Menerima sijil yang siap dicetak daripada syarikat percetakan
dan membuat pemeriksaan sijil yang diterima bagi memastikan
bilangan sijil yang dicetak mencukupi, tiada sijil yang rosak /
cacat serta ketepatan maklumat. (Lampiran 3)
44. Jika sijil yang dicetak tidak mencukupi, rosak / cacat atau
maklumat salah, mengarahkan syarikat percetakan membuat
pembetulan.
45. Menyimpan sijil di dalam bilik kebal / kabinet berkunci di Unit
Peperiksaan jika tiada kerosakan / kecacatan.
PENYEDIAAN SIJIL
46. Menerima sijil yang telah ditandatangani oleh Pengarah
Politeknik Mukah.
47. Mendaftarkan sijil ke dalam Buku Daftar Sijil.
PENYERAHAN SIJIL
48. Menyerah sijil kepada graduan di hari konvokesyen dengan
mana-mana cara berikut :
a. Graduan mengambil sendiri setelah menunjukkan
pengenalan diri dan menandatangani Buku Daftar Sijil.
b. Graduan menghantar wakil untuk menuntut sijil setelah
wakilnya menunjukkan pengenalan diri, surat kebenaran
daripada graduan dan menandatangani Buku Daftar Sijil.
49. Menyerah sijil kepada graduan di waktu-waktu lain dengan
mana-mana cara berikut :
a. Graduan mengambil sendiri setelah mengisi Sisetm e-
Exam, menunjukkan pengenalan diri dan menandatangani
Buku Daftar Sijil.
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 12 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
Ppep / Peg.
Rekod & Sijil
Ppep / Peg.
Rekod & Sijil
b. Graduan menghantar wakil menuntutnya setelah graduan
mengisi Sisetm e-Exam, wakilnya menunjukkan
pengenalan diri, surat kebenaran dari graduan dan
menandatangani Buku Daftar Sijil.
c. Graduan memohon sijil dikirim melalui pos (kos pos adalah
bergantung kepada kadar semasa pos laju) dengan
mengisi Sisetm e-Exam.
50. Merekodkan semua pengeluaran sijil ke dalam Buku Daftar Sijil.
5.6 Permohonan Pindahan Kredit dan Pengecualian Kredit (CTCE)
7.4 –
Komunikasi
7.5.2 –
Mewujudkan
dan kemaskini
didokumentasik
an
8.5.1.1 –
operasi dalam
keadaan
terkawal
51. Melaksanakan proses Pindahan Kredit Dan Pengecualian
Kredit (CTCE) berdasarkan Garis Panduan Pindahan Kredit Dan
Pengecualian Kredit (CTCE)
5.7 Pengurusan Kes-Kes Penyelewengan Akademik
Pengawas
Peperiksaan
Pengawas
Peperiksaan
Ketua
Pengawas
Peperiksaan
Meniru atau Cubaan Meniru atau Memberi Tiru
52. Mengenalpasti pelajar yang meniru/ cubaan meniru/ memberi
tiru.
53. Melaporkan perkara 1 kepada Ketua Pengawas Peperiksaan
54. Menandatangani skrip jawapan pelajar sehingga muka surat
yang mengandungi jawapan terakhir semasa pelajar ditangkap
melakukan kesalahan meniru/ cubaan meniru/ memberi tiru.
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 13 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
& Pengawas
Peperiksaan
Ketua
Pengawas
Peperiksaan
& Pengawas
Peperiksaan
Ppep
Ppep /
Timbalan
Pengarah
Akadamik
Ppep /
Timbalan
Pengarah
Akadamik
Ppep
Pensyarah
Kursus
55. Mengambil kad pelajar dan bukti (gambar dll)/ bahan bukti (nota/
buku dll)
56. Membenarkan pelajar untuk terus menjawab soalan
peperiksaan akhir/ penilain akhir
57. Mengisi Penyata Aduan Pelanggaran Tatatertib Peperiksaan
58. Menerima laporan/ dokumen berkaitan daripada Ketua
Pengawas (Peperiksaan akhir/ Penilaian Akhir) selepas tamat
peperiksaan
59. Menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat daripada
a. Ketua pengawas Peperiksaan
b. Pengawas Peperiksaan
c. Wakil Jabatan (pensyarah kursus) bagi pengesahan bahan
bukti
d. Pelajar
60. Memaklumkan kepada pelajar untuk terus menghadirkan diri ke
peperiksaan seterusnya
61. Membawa bahan bukti dan hasil siasatan ke Mesyuarat
Jawatankuasa Peperiksaan untuk diputuskan tindakan yang
akan diambil
62. Set status keputusan pelajar sebagai KT (kes meniru, cubaan
meniru atau memberi tiru) di dalam SPMP. (jika perlu)
Menipu Atau Cubaan Menipu Dalam Penilaian Dan Melakukan
Plagiarism
63. Mengenalpasti kes-kes menipu, cubaan menipu dan plagiarism
64. Menerima aduan daripada pengadu
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 14 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
KJ
KJ/ Kpro
KJ/Kpro
Ppep
65. Membuat siasatan, mendapatkan bukti dan mendapatkan
maklumat daripada
a. Pengadu/ pensyarah berkenaan
b. Pelajar
66. Menyediakan laporan bertulis beserta bukti kes berkenaan
67. Menerima laporan, bukti dan dokumen berkaitan daripada Ketua
Jabatan
68. Membawa laporan, bukti dan dokumen berkaitan untuk
dimesyuaratkan pada Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan
Politeknik
69. Set status keputusan pelajar sebagai KT (kes meniru, cubaan
meniru atau memberi tiru) di dalam SPMP. (jika perlu)
5.8 Pengurusan Rayuan Keputusan Pelajar
Ppep
Ppep
Ppep
7.4 –
Komunikasi
9.1.2.2
Pengendalian
aduan dan
rayuan
70. Pemakluman kepada pelajar berkenaan proses rayuan
keputusan semasa Minggu Inspirasi Siswa (MIS)
71. Menerima surat permohonan rayuan keputusan/ rayuan
semakan semula skrip jawapan peperiksaan akhir beserta wang
pos dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh keputusan
rasmi diumumkan (rujuk Arahan-arahan Peperiksaan dan
Kaedah Penilaian (Diploma)
72. Menghantar memo ke jabatan berkenaan untuk mendapatkan
maklumbalas permohonan rayuan pelajar:
a. Ketua Jabatan akademik
b. Ketua Jabatan Hal Ehwal & Pembangunan Pelajar
c. Penasihat Akademik
d. Pensyarah Kursus
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 15 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
Ppep
Ppep
Pengarah
PMU
Ppep
Ppep
73. Menerima maklumbalas daripada pegawai berkenaan selewat-
lewatnya SATU (1) minggu daripada tarikh akhir tempoh
permohonan rayuan
74. Mengurus persediaan Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan (
Keputusan Rayuan)
75. Mempengerusi Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan (
Keputusan Rayuan)
76. Mengemaskini keputusan pemohon di dalam SPMP sekiranya
terdapat perubahan keputusan pelajar.
77. Memaklumkan keputusan rayuan kepada pemohon berdasarkan
tarikh pada takwim pentaksiran
5.9 Pengurusan Penilaian Pelajar Berkeperluan Khas
KJ
KJ
Ppep / TPA
Ppep / MA
7.4 –
Komunikasi
5.1.3
Keperluan
tambahan
terhadap
pendidikan
berkeperluan
khas
8.5.1.6.3
Berhubung
dengan
pentaksiran
pembelajaran,
Organisasi
Pendidikan
harus:
78. Mengenalpasti Pelajar berkeperluan khas.
79. Pemakluman kepada Unit Peperiksaan setiap semester selewat-
lewatnya TIGA (3) minggu sebelum bermulanya Peperiksaan
Akhir
80. Menilai dan memilih masa pelaksanaan sama ada:
a. Dilaksanakan serentak dengan pelajar-pelajar yang lain dan
tempoh menjawab dipanjangkan
b. Dilaksanakan pada tarikh yang berbeza dengan pelajar-
pelajar yang lain
Pelaksanaan serentak dengan pelajar-pelajar yang lain dan
tempoh menjawab dipanjangkan
81. Nilai sama ada pelajar boleh masuk ke bilik/ dewan peperiksaan
seperti yang ditetapkan didalam Jadual Waktu Peperiksaan
Akhir bersama-sama pelajar lain atau tidak (sama ada
disebabkan oleh kemudahan yang tidak sesuai, keadaan fizikal
yang tidak mengizinkan dll.)
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 16 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
Ppep
PA, PPJ,
Pengawas
Peperiksaan
PA, PPJ,
Pengawas
Peperiksaan
KJ/ TPA
Ppep
Ppep
TPA
Ppep
Senarai semak
PBK
82. Memilih tempat yang sesuai untuk pelajar menjawab
peperiksaan akhir sekiranya terdapat kekangan untuk pelajar
masuk ke bilik/ dewan peperiksaan bersama-sama pelajar lain
83. Pastikan pelajar berada di bilik/ dewan / tempat yang telah
ditetapkan bagi pelajar yang mempunyai kekangan masuk ke
bilik/ dewan peperiksaan seperti pada Jadual Waktu
Peperiksaan Akhir
84. Sekiranya pelajar tiada kekangan untuk masuk ke bilik/ dewan
peperiksaan seperti yang telah ditetapkan di dalam Jadual
Waktu Peperiksaan Akhir, pastikan pelajar tersebut berada di
bilik/ dewan peperiksaan mengikut Jadual Waktu Peperiksaan.
Dilaksanakan pada tarikh yang berbeza dengan pelajar-pelajar
yang lain
85. Menentukan sama ada pelajar memerlukan masa tambahan
untuk menjawab soalan
86. Memilih tarikh pelaksanaan yang sesuai
87. Memilih tempat yang sesuai untuk pelajar menjawab
peperiksaan akhir.
88. Melantik pengawas peperiksaan sekurang-kurangnya 1:2 orang
89. Permohonan penggunaan set soalan B daripada Bahagian
Peperiksaan dan Penilian Politeknik (BPN)
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 17 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
6.0
REKOD EOMS
Bil.
Jenis Rekod
Tempoh
Simpanan
Lokasi
Lampiran
1.
Jawapan dan Skema Pemarkahan
5 Tahun
Bilik Kebal
2.
Salinan asal kertas soalan peperiksaan
akhir
5 Tahun
Bilik Kebal / Kabinet
berkunci Unit
Peperiksaan
3.
Takwim Aktiviti-Aktiviti peperiksaan
2 Tahun
Unit Peperiksaan /
Pejabat Ketua Jabatan
4.
Jadual Waktu Peperiksaan Akhir
Semester
2 Tahun
Unit Peperiksaan
5.
Jadual Waktu Pengawasan
Peperiksaan Akhir
2 Tahun
Unit Peperiksaan
6.
Salinan surat tidak layak menduduki
peperiksaan / dimansuhkan penilaian
kerja kursus
1 Tahun
Bilik Pegawai
Peperiksaan
7.
Buku Keluar / Masuk kertas Soalan /
Jawapan
1 Tahun
Bilik PPJ di Unit
Peperiksaan
8.
Slip Kehadiran Calon
5 Tahun
Unit Peperiksaan
9.
Kertas / Skrip Jawapan pelajar
5 Tahun
Unit Peperiksaan
10.
Borang Markah Calon
5 Tahun
Unit Peperiksaan
11.
Borang Markah Peperiksaan Akhir
Semester (PA)
5 Tahun
Unit Peperiksaan
12.
Lembaran Markah
Selamanya
Bilik Pegawai
Peperiksaan
13.
Buku Daftar Sijil
Selamanya
Bilik Pegawai
Peperiksaan
14.
Buku Daftar Stok Sijil
Selamanya
Bilik Pegawai
Peperiksaan
15.
Senarai semak kerja penyediaan kertas
peperiksaan
1 Tahun
Unit Peperiksaan
16.
Senarai semak kerja pemprosesan
keputusan peperiksaan
1 Tahun
Unit Peperiksaan
17.
Senarai semak kerja pengurusan
persijilan
1 Tahun
Unit Peperiksaan
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 18 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PEPERIKSAAN AKHIR SEMESTER
Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir
Semester dan Jadual Waktu Pengawas
Peperiksaan
Penerimaan maklumat pelajar yang tidak
memenuhi syarat untuk menduduki Peperiksaan
Akhir Semester / dimansuhkan Penilaian Kerja
Kursus daripada Ketua Jabatan dan mengambil
tindakan
Pelaksanaan Pengawasan Peperiksaan
Mula
Penyemakan Skrip Jawapan Peperiksaan akhir
pelajar
Tamat
Memasukkan markah ke dalam SPMP selewat-
lewatnya SATU (1) minggu selepas tamat Sesi
Pengajian
Semakan Kemudahan
& Kelengkapan
Peperiksaan
Tindakan
YA
Tiada
Rujuk Garis Panduan Moderasi
Pemarkahan Politeknik
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 19 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PENILAIAN KHAS
Menyenaraikan nama pelajar yang layak
menduduki Penilaian Khas yang telah
diperakukan oleh Jawatankuasa Peperiksaan
Pelaksanaan penilaian yang telah ditetapkan
dalam tempoh EMPAT (4) minggu
Memasukan Markah Penilaian Khas ke dalam
SPMP
Mula
Pemakluman kepada pelajar kelayakan untuk
menduduki Penilaian Khas
Pendaftaran pelajar Penilaian Khas dalam tepoh
SATU (1) minggu pertama tempoh Penilaian
Khas
Tamat
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 20 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN
AKHIR
Menerima draf Jadual Waktu Peperiksaan Akhir
Semester daripada BPN
Mengedarkan salinan draf Jadual Waktu
Peperiksaan Akhir Semester kepada PPJ.
Menyemak dan memaparkan draf Jadual Waktu
Peperiksaan Akhir Semester di jabatan untuk
semakan
Menerima Jadual Waktu Peperiksaan Akhir
Semester (Muktamad) daripada BPN.
Mengedarkan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir
Semester (Muktamad) kepada PPJ.
Membina Jadual Waktu Peperiksaan Akhir
Semester Jabatan dan memaparkan di jabatan
masing-masing
Mencetak Jadual Waktu Peperiksaan Akhir
Semester secukupnya
Mengedar Jadual Waktu Peperiksaan Akhir
Semester kepada yang berkenaan selewat-
lewatnya SATU (1) minggu sebelum Peperiksaan
Akhir Semester bermula.
Tamat
Mula
Pembetulan
BPN
Tiada
YA
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 21 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PEMPROSESAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN
Menerima markah Penilaian Kerja Kursus (PKK)
dan BMP daripada Pensyarah Kursus.
Menyediakan lembaran markah untuk semakan KJ
Menyemak dan menandatangani Lembaran
Markah.
Membuat salinan lembaran markah secukupnya
dan menyerahkan kepada Pegawai Peperiksaan.
Menguruskan persediaan untuk Mesyuarat
Jawatankuasa Peperiksaan Politeknik selewat-
lewatnya SATU (1)
hari sebelum mesyuarat
dijalankan.
Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan.
Memilih nama pelajar yang telah diproses
keputusan oleh PPLI pada menu Daftar Pelajar
Pembetulan
Mula
Proses Markah
A
YA
Tiada
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 22 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PEMPROSESAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN
Memilih status kelayakan pelajar yang akan
mengikuti Latihan Industri di dalam SPMP
Menyediakan Analisis CLORR dan PLORR
Menghantar maklumat keputusan peperiksaan
semua pelajar kepada PHEP(PD)
Memaklumkan keputusan peperiksaan pada
tarikh yang ditetapkan seperti pada Takwim
Aktiviti Pentaksiran
Membuat pindaan dan mengemaskini
keputusan peperiksaan yang telah
diputuskan dalam Mesyuarat
Jawatankuasa Peperiksaan
Mencetak semula lembaran markah jika
perlu.
Pinda
Keputusan
YA
TIDAK
Pengerusi dan sekurang-kurangnya DUA (2)
orang Ahli Jawatankuasa Peperiksaan
menandatangani Lembaran Markah yang telah
diperaku di dalam mesyuarat
Semester
Akhir
A
C
B
Menyediakan senarai graduan mengikut
semester untuk mendapat kelulusan
Lembaga Peperiksaan dan
Penganugerahan Sijil/ Diploma
Politeknik
YA
TIDAK
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 23 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PEMPROSESAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN
Membuat pindaan dan mengemaskini
keputusan peperiksaan berpandukan
keputusan Lembaga Peperiksaan dan
Penganugerahan Sijil / Diploma
Politeknik
Tamat
B
C
Mesyuarat Lembaga Peperiksaan
Politeknik
Pinda
Keputusan
YA
TIDAK
Menerima senarai nama graduan yang
telah disahkan oleh Mesyuarat Lembaga
Peperiksaan daripada BPN
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 24 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PENGURUSAN PENSIJILAN
Menerima senarai nama graduan yang telah
disahkan oleh Lembaga Peperiksaan dan
Penganugerahan Sijil/ Diploma Politeknik
Membuat tempahan pencetakan Sijil
Konvokesyen sekurang-kurangnya DUA (2)
bulan
sebelum majlis konvokesyen kepada syarikat
pencetakan yang dilantik
Menyemak butiran pada senarai graduan sebelum
pencetakan sijil
Menerima sijil yang telah siap dicetak daripada
syarikat percetakan
Menyemak sijil yang telah diterima daripada
syarikat percetakan.
Menyimpan sijil di dalam bilik kebal/ cabinet
berkunci
Mula
Mengarah syarikat percetakan membuat
pembetulan
Pembetulan
YA
TIDAK
A
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 25 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PENGURUSAN PENSIJILAN
A
Konvokesyen
YA
TIDAK
Tamat
Ambil
Sendiri
YA
TIDAK
Mengisi permohonan pada Sistem
e-Exam, menunjuk dokumen
yang diperlukan dan
menandatangani Buku Daftar
Sijil
Wakil
YA
TIDAK
Menunjukan pengenalan diri dan
menandatangani Buku Daftar
Sijil
Mengisi permohonan pada Sistem
e-Exam dan Unit Peperiksaan
mengirim sijil melalui pos
berdaftar
Unit peperiksaan merekodkan
penghantaran sijil
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 26 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PENGURUSAN KES-KES PENYELEWENGAN
AKADEMIK
Mengenalpasti pelajar yang meniru/ cubaan
meniru/ memberi tiru
Melaporkan perkara 1 kepada Ketua Pengawas
Peperiksaan.
Menandatangani skrip jawapan pelajar sehingga
muka surat yang mengandungi jawapan terakhir
semasa pelajar ditangkap
Mengambil kad pelajar dan bukti
Membenarkan pelajar untuk terus menjawab
soalan peperiksaan akhir/ penilain akhir
Mengisi Penyata Aduan Pelanggaran Tatatertib
Peperiksaan
Menjalankan siasatan terhadap kes
Mula
Hasil siasatan dan bukti kes dibentangkan pada
Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan untuk
diputuskan Tindakan yang akan diambil
Tamat
Set status keputusan pelajar sebagai KT di dalam
SPMP
PMU-PE-PPP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan Page 27 of 27
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PENGURUSAN RAYUAN KEPUTUSAN PELAJAR
Kemaskini keputusan di dalam SPMP
Tamat
Memaklumkan keputusan rayuan kepada
pemohon
Pemakluman proses rayuan keputusan kepada
pelajar semasa Minggu Haluan Siswa (MIS)
Menerima permohonan rayuan dalam tempoh
EMPAT BELAS (14) hari dari tarikh keputusan
Menghantar memo ke jabatan berkenaan untuk
mendapatkan maklumbalas permohonan rayuan
pelajar
Menerima maklumbalas daripada jabatan selewat-
lewatnya SATU (1) minggu dari Tarikh
permohonan rayuan
Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan (Keputusan
Rayuan)
Mula
Rayuan
Lulus
YA
TIDAK
